Was ist digital an zwei jeweils ca. 140 cm hohen Papierstapeln?

Elternbriefe elektronisch verteilt

Seit einiger Zeit verteilt die Realschule die vielfältigen Elternbriefe digital und spart damit an vielen Stellen. Zunächst – und deswegen auch der Papierstapel – sparen wir sehr viel Papier: Pro Briefblatt ungefähr ein Paket Kopierpapier, und wenn man diese Pakete stapelt, erhält man den Stoß, der auf dem Foto abgebildet ist. Dazu kommt auf der Materialseite noch der eingesparte Toner.

Bis ein Elternbrief auf Papier allerdings bei den Eltern ankommt, ist noch sehr viel Arbeitszeit in der Verwaltung nötig. Die Vorlagen müssen kopiert und auf die Klassen verteilt werden. Im Unterricht geht Unterrichtszeit für das Verteilen und das aufwändige Einsammeln der Rückläufe verloren (Zudem arbeiten nicht alle Schülerinnen so zuverlässig, dass die Rückläufe am gewünschten Termin wieder vorliegen). Die Rückläufe müssen anschließend kontrolliert und archiviert werden.

Mit der Teilnahme an dem Verfahren der elektronischen Verteilung der Elternbriefe erklären sich die Eltern damit einverstanden, Informationen auf diesem Weg zu erhalten und zur Kenntnis zu nehmen. Die Papierquote liegt in unserer Schule derzeit noch bei einem Wert von ca. 5 %. Ziel ist es, dass sich auch diese Eltern noch registrieren, damit der Kopier- und Verteilaufwand ganz wegfällt. Die Zustellquote liegt in den letzten Monaten bei über 99%; nur wenn der Postkasten der Empfänger voll ist, bekommen wir noch Rückläufer.

Die Benutzer der Smartphone App haben zudem den Vorteil, dass sie jederzeit auf alle Elternbriefe zugreifen können, ohne dass sie diese lange suchen müssten.

Elternsprechtage zu Hause planen

Die Elternsprechtage können von den Eltern besser geplant werden, da sie die Planung zu Hause am PC oder mit dem Smartphone durchführen können. Die Buchungen bei den einzelnen Lehrkräften werden nach einem Zeitraster durchgeführt, die Lehrkräfte sind angehalten, dieses Raster zu beachten, und so können die Wartezeiten zwischen den einzelnen Sprechzeiten optimiert werden. Gleichzeitig erreichen die Eltern mehr Lehrkräfte, als wenn sie – wie es „früher“ war – lange Zeit vor dem Klassenzimmer warten müssen, bis sie an der Reihe sind.

Digitales Klassenbuch

Für den Schulbetrieb hat die Lehrerkonferenz die Einführung des digitalen Klassenbuches beschlossen. Dies bedeutet, dass es kein Umhertragen oder Suchen des Klassenbuches bei geteilten Klassen mehr gibt, das Klassenbuch kann nicht verloren gehen und durch die Kopplung mit dem Vertretungsplan hat jede Lehrkraft sofort den Überblick über ihren Unterricht. Gekoppelt an das digitale Klassenbuch ist die Absentenverwaltung, die jederzeit einen aktuellen Überblick über die Anwesenheit der Schülerinnen bietet. Die Bestätigung durch die Lehrkraft signalisiert in der Verwaltung, dass die Anzahl der anwesenden Schülerinnen korrekt ist.

Diese Informationen werden personalisiert für jeden Lehrer vorgehalten. Über einen Online-Zugang können die Einträge (Unterrichtsstoff, Hausaufgaben, Anmerkungen, …) zu Hause vorbereitet werden, so dass sich der Zeitaufwand während des Unterrichts auf die Bestätigung der Anwesenheit reduzieren lässt. Bei Bedarf erstellt das Programm ein Unterrichtsprotokoll.

Netzausbau

Damit all diese Dienste im Schulhaus und in der Kommunikation mit der „Welt“ möglichst reibungslos funktionieren, arbeitet die Systembetreuung laufend daran, die Basis für diese Funktionen bereitzustellen. Im laufenden Schuljahr mussten alle PCs in der Verwaltung neu installiert werden, da das Programm zur Schulverwaltung die „alten“ Konfigurationen nicht mehr akzeptierte. Die Arbeitsplätze für die Lehrer wurden erneuert, da die Wartezeiten an den Geräten sehr zur Entschleunigung der Arbeit beigetragen haben. Dazu kam noch – von den Benutzern unbemerkt – der Austausch der Server, da sich in diesem Bereich - nach einigen Jahren Dauerbetrieb – einige Verschleißerscheinungen bemerkbar machten. Und einen Totalausfall kann sich auch eine Schule nicht leisten.

Der Breitbandanschluss an das Internet konnte leider noch nicht realisiert werden, obwohl der Glasfaseranschluss schon im Keller liegt. Wir hoffen, dass dies in den nächsten Wochen erledigt wird. Weiterhin soll die Betriebssystemversion der Arbeitsplätze im Schülernetz auf den neuesten Stand (Windows 10) gebracht werden, weil die Firma Microsoft den Support für Windows 7 ab Januar 2020 einstellt. Außerdem sollen unsere Schülerinnen mit aktuellen Systemen arbeiten.

In der Systembetreuung gibt es kein länger anhaltendes Fertig. Die Anforderungen ändern sich laufend, so dass man nicht Gefahr läuft, eines Tages keine Arbeit mehr zu haben.

Richard Schürger
Systembetreuer